Första styrelsemötet

Kul att ni ska ha ert första styrelsemöte! Ni har mycket roligt att se fram emot!

Nedanför hittar ni information om vad ett styrelsemöte innebär, tips för att hålla ett bra möte och lite mallar som kan komma väl till pass!

Mallar:

Om styrelsemötet:

Styrelsemöten är tillfället där styrelsen får möjlighet att träffas och bestämma vad ni ska göra tillsammans i föreningen. 

Ofta är styrelsemöten så kallade beslutsmöten. Det innebär att ni bestämmer vad ni ska göra och vem som ska göra det. Själva planeringen och arbetet inför vad ni ska göra tar ni senare, på ett arbetsmöte. Det kan vara bra att skilja på arbetsmöten och beslutsmöten så att ni hinner med alla punkter ni ska diskutera. Särskilt viktigt är det om man är en stor styrelse, då kan styrelsemöten hållas till det alla måste vara med och bestämma medan arbetsmötet är för de som är intresserade av att exempelvis arrangera en specifik aktivitet.

Vad ska man prata om? 

Vanligtvis bestämmer ordföranden eller föreningen tillsammans vad som ska tas upp genom att skriva en dagordning. Det är planen för vad ni ska prata om. Det kan vara bra att skicka ut dagordningen några dagar innan mötet så att alla har tid att läsa igenom och förbereda sig. Höst upp på den här sidan hittar ni ett förslag på en kallelse och dagordning till styrelsemöte som ni kan fylla i och använda er av.

Vad ni tar upp på ett styrelsemöte är helt upp till er, men på nästa sida har vi gjort ett förslag på en dagordning med punkter som kan vara bra att ta upp under något av era första möten tillsammans. 

Protokoll:

För att komma ihåg vad ni har pratat om under styrelsemötet är det viktigt att föra protokoll. Ni väljer en sekreterare som har som ansvar att skriva ner vad ni beslutar om. Om ni vill kan ni också skriva ner era diskussioner, men det är upp till er. Ni hittar en protokollmall högst upp på sidan!

Bra punkter att ta upp på första styrelsemötet: 

•  Val av firmatecknare: Firmatecknare är dem som har rätt att skriva avtal i föreningens namn. Det är vanligt att föreningens ordförande och kassör är firmatecknare. Firmatecknare kan ha rätt att skriva avtal på två sätt: Antingen var för sig, vilket innebär att det räcker med att en firmatecknare skriver under för att det ska vara giltigt, eller två i förening, vilket innebär att båda firmatecknare behöver skriva under samtidigt för att underskrifterna ska vara giltiga. När ni ska ta beslut om firmatecknare kan ni använda den här formuleringen i ert protokoll, glöm inte att uppdatera allt det röda: 

Styrelsen beslutar att: 

Att föreningen [föreningens namn]s firma tecknas av [roll i föreningen] [förnamnefternamn] [personnummer] och [roll i föreningen] [förnamn efternamn] [personnummer].

Att [roll i föreningen] [förnamn efternamn] och [roll i föreningen] [förnamn efternamn] har rätt att inom ramen för gällande lagstiftning teckna firman två i förening/var och en för sig.

•  Välj sekreterare och kassör: Om ni inte valde sekreterare och kassör på årsmötet är det bra att göra det nu. Ni kan också dela ut andra roller om ni skulle vilja, exempelvis medlemsansvarig. Hur ni väljer att lägga upp vilka roller som finns i er styrelse är upp till er. 

I vissa föreningar är sekreterarrollen flytande och ni turas om att skriva protokoll, i andra föreningar väljer man en person som har rollen varje möte. Ni bestämmer själva hur ni vill göra.

•  Börja planera för året: Utgå från verksamhetsplanen som årsmötet beslutade om och bestäm vad ni ska göra för att lyckas med den och när ni ska göra dem sakerna. Ni kan hitta inspiration för aktiviteter här: Aktivitetsguiden

Tips inför era styrelsemöten: 

• Skilj på informationspunkter och diskussionspunkter Tänk igenom innan vad som är målet med en fråga du tar upp på styrelsemötet. Tar du bara upp det för att informera de andra i styrelsen eller vill du ha en diskussion och ett beslut om saken? Det kan vara en bra idé att göra det tydligt när ni ska fatta beslut om något och när det bara är för information. Exempelvis genom att dela upp dagordningen i två delar, en för informationspunkter och en för diskussionspunkter.
• Lyssna på varandra – turas om att prata. Om ni är många kan det vara bra att ha någon form av system där ni räcker upp handen hålla koll på vem som var först så att ni får prata i tur och ordning. För att alla ska få säga något vid en punkt kan det också vara en bra idé att inleda diskussionen med en runda där alla får chans att uttrycka sin åsikt.
• Var tydlig med vad du vill: Om du ska föreslå något som du vill att styrelsen ska fatta beslut om är det bra att du formulerar ditt förslag klart och tydligt. 
• Börja styrelsemötet med en mårunda/incheckningsrunda: Alla som är med i styrelsen har mycket annat som händer i sina liv. För att lära känna varandra lite och veta vad ni går in i mötet med kan det vara en god idé att innan mötet börjar göra en runda där alla får berätta hur de mår just nu eller liknande.

Lycka till med ert första styrelsemöte!